Czy trzeba przyjmować zwroty bez paragonu?

Zwroty to nieodłączna część prowadzenia sklepu internetowego – wie o tym każdy sprzedawca. Klienci chcą mieć pewność, że w razie jakichkolwiek problemów będą mogli oddać produkt zamówiony online. Procedura zwrotów wiąże się jednak z różnymi formalnościami – przede wszystkim potrzebny jest dowód zakupu, najczęściej w postaci paragonu. Czasami zdarza się, że konsument go nie posiada – czy w takim przypadku właściciel e-sklepu ma obowiązek przyjąć zwrot? Zobacz koniecznie!

Ewidencja sprzedaży w sklepie internetowym

Każdy przedsiębiorca powinien prowadzić ewidencję sprzedaży na kasie fiskalnej – chyba że korzysta on ze zwolnienia z kasy fiskalnej. W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej dowodem zakupu jest paragon. Dokument ten zawiera m.in. dane sprzedawcy, informacje o cenie produktu i naliczonym podatku od towarów i usług (VAT). Jeżeli konsument decyduje się na zwrot kupionego towaru, dołącza do swojej przesyłki właśnie paragon. Dzięki temu nie ma żadnych wątpliwości co do jego pochodzenia. Co jeśli klient dokonuje zwrotu, nie posiadając paragonu? W rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym kas fiskalnych znajdziemy informację, że przy zwrotach konieczne jest posiadanie dokumentu potwierdzającego sprzedaż, jednak nie zostało powiedziane wprost, że musi to być wyłącznie oryginał paragonu fiskalnego.

Potwierdzenie zakupu – nie tylko paragon

Mimo iż przyjęło się, że wcześniej wspomnianym dokumentem potwierdzającym sprzedaż zawsze jest paragon, mogą to być także: faktura, wyciąg z terminala (przy płatnościach bezgotówkowych), potwierdzenie transakcji bankowej, oświadczenie o zgubieniu paragonu fiskalnego wraz z oświadczeniem o dokonaniu zakupu, zeznania świadków czy dokument gwarancji podbity przez sprzedawcę. Wynika z tego, że każdy sprzedawca jest zobowiązany do przyjęcia zwrotu, jeżeli udowodnione zostanie dokonanie zakupu w konkretnym sklepie. Każdy przedsiębiorca może ustalić własne zasady – jeżeli w regulaminie zostanie umieszczona informacja, że dowodem zakupu musi być paragon fiskalny, nie ma obowiązku przyjmowania zwrotu bez tego właśnie dokumentu. Reguła ta powinna znajdować się w widocznym miejscu, aby każdy miał do niej dostęp.

Zobacz też: Obsługa zwrotów w sklepie internetowym – jak robić to dobrze?

Zeszyt zwrotów – czym jest?

Warto wiedzieć, że na kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów – a przynajmniej nie bezpośrednio. Do tego potrzebny jest tzw. zeszyt zwrotów, w którym dokonuje się ewidencji. Powinien on być prowadzony zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących i zawierać informacje o dacie sprzedaży, nazwę towaru i – opcjonalnie – jego klarowny opis, termin zwrotu, wartość brutto zwracanego towaru, zwracaną kwotę brutto, dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży i protokół przyjęcia zwrotu towaru.

Krótkie podsumowanie

Każdy sprzedawca powinien zdawać sobie sprawę, że nie ma jednej, uniwersalnej zasady dotyczącej konieczności posiadania paragonu przez zwracającego towar. Jeżeli chcesz, by stał się on jedynym możliwym dokumentem potwierdzającym dokonanie zakupu, musisz umieścić stosowne informacje w zewnętrznym regulaminie sklepu internetowego. Jeśli tego nie zrobisz, kupujący będzie mógł udowodnić, że zrobił u Ciebie zakupy w inny sposób. Przepisy nie są tutaj całkiem konkretne – z odpowiedniego rozporządzenia dowiemy się jedynie o obowiązku potwierdzenia transakcji.