Zmiany związane z wystawianiem faktur elektronicznych. Co zmieni się w 2024 roku?

Od 1 lipca 2024 roku dla podatników VAT obowiązkowe stanie się korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To bardzo ważna informacja dla przedsiębiorców z branży e-commerce. Dokumenty wystawiane poza tym systemem nie będą uznawane za faktury. Informacje na ten temat możemy czerpać z projektu ustawy wprowadzającej obowiązek wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej, która została opublikowana 1 grudnia 2022 roku przez Ministerstwo Finansów.

Kogo dotyczą nowe przepisy?

Wcześniej wspomniane faktury ustrukturyzowane mają być wystawiane w oparciu o jeden wzorzec, według struktury logicznej (schemy) XSD, ustalonej przez Ministerstwo Finansów, a następnie przetwarzane i przechowywane w scentralizowanym Krajowym Systemie e-Faktur. Dokumenty zostaną sprawdzone i dopuszczone (lub nie) do obrotu. Zainteresowani podatnicy VAT mogą wystawiać faktury w ten sposób już od 1 stycznia 2022 roku. Przepis dotyczy przedsiębiorców posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (fixed establishment) w Polsce, także w zakresie transakcji z kontrahentami zagranicznymi oraz konsumentami. Jeżeli prowadzisz sklep internetowy, powinieneś zapoznać się z najnowszym zarządzeniem. 

Których przedsiębiorców ominą zmiany?

Wystawianie faktur ustrukturyzowanych będzie nieobowiązkowe dla podatników zagranicznych, którzy nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Ponadto, system nie będzie dostępny dla podatników korzystających z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług (OSS), szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób lub szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych (IOSS). Rozporządzenie wykonawcze pozwoli Ministrowi Finansów zwolnić z tego obowiązku niektórych podatników.

Zobacz też: Uwaga! Dyrektywa Omnibus zacznie obowiązywać 1 stycznia 2023

Awarie i sytuacje kryzysowe

Jeżeli dojdzie do awarii KSeF, faktury ustrukturyzowane mają być wystawiane w zgodzie z ogólnie obowiązującą schemą XSD, a następnie przekazywane nabywcy w uzgodniony sposób. W Biuletynie Informacji Publicznej MF zostaną opublikowane daty początku i końca awarii. W ciągu siedmiu dni od daty końcowej przedsiębiorca będzie zobowiązany, by przesłać faktury do systemu (w celu nadania im numerów identyfikujących). Z kolei w przypadku sytuacji kryzysowych podatnicy zyskają możliwość wystawiania faktur na starych zasadach, nie będą musieli ich również przesyłać do KSeF.

Przekazywanie faktur poza KSeF

Gdy nowe przepisy wejdą w życie, sprzedawcy będą zobowiązani przekazywać nabywcy faktury poza KSeF, jeśli miejsce świadczenia dla danej transakcji znajduje się poza terytorium Polski, odbiorcą faktury jest podmiot nieposiadający siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju bądź odbiorca faktury nie jest zobowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Podatnik będzie musiał oznaczyć dokument w sposób pozwalający na weryfikację danych w nim zawartych – najprawdopodobniej za pomocą kodu QR.

Kary pieniężne

Podatnicy, którzy nie będą stosować się do przepisów, otrzymają kary pieniężne. Jej wysokość może wynosić do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej niezgodnie z zasadami, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Każdorazowo kara będzie jednak nie mniejsza niż 1 000 zł w przypadku niewystawienia faktury albo wystawienia jej w okresie awarii KSeF niezgodnie ze schemą lub 500 zł w przypadku nieprzesłania w terminie faktury wystawionej w okresie awarii KSeF do tego systemu. Konsekwencje okażą się więc dotkliwe dla przedsiębiorców, którzy wystawiają dużo faktur (nawet na małe kwoty). Kary będą nakładane dopiero od 1 lipca 2024 roku.

Faktury korygujące

Faktury korygujące również mają być wystawiane w formie ustrukturyzowanej. Ta zasada dotyczy także dokumentów wystawionych przed 1 lipca 2024 roku. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikujący w KSeF fakturę pierwotną, za pomocą którego zostaną one powiązane. Ustrukturyzowane faktury korygujące in minus będą ujmowane przez sprzedawcę w okresie wystawienia faktury, a przez nabywcę – w okresie jej otrzymania, bez potrzeby gromadzenia dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Jeżeli dla danej transakcji były wystawiane faktury zaliczkowe, faktura końcowa powinna zawierać ich numery identyfikacyjne przydzielone w KSeF. 

Kasy fiskalne

Do końca 2024 roku możliwe będzie wystawianie faktur przy użyciu kas fiskalnych. Od 1 stycznia 2025 kasy fiskalne mają emitować wyłącznie paragony fiskalne. Z kolei od 1 lipca 2024 paragony z kwotą należności ogółem nie przekraczającą 450 zł przestaną być uważane za faktury uproszczone. Krajowy System e-Faktur zostanie zintegrowany z Platformą Elektronicznego Fakturowania, która jest stosowana w zakresie obsługi zamówień publicznych. Prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej wykaz podatników VAT (biała lista) zostanie rozszerzony o informację, czy dany podatnik jest zobowiązany do wystawiania faktur za pomocą KSeF.

Krótszy termin zwrotu podatku

Wraz z początkiem lipca 2024 roku zmianie ulegnie także termin zwrotu podatku, który zostanie skrócony z obecnych 60 dni do 40 dni. Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł jednak przedłużyć termin zwrotu do czasu zakończenia weryfikacji rozliczenia podatnika. W tym zakresie przewidziane jest wprowadzenie fikcji doręczenia postanowienia o przedłużeniu terminu zwrotu VAT, jeśli nie zostanie ono podjęte albo odebrane przez podatnika w ciągu 4 dni. Podatnik zachowa prawo wniesienia zażalenia, które będzie przysługiwało przez 17 dni od upływu wcześniej wymienionego, czterodniowego terminu.

Aktualizacja – kiedy przepisy wejdą w życie?

Warto wiedzieć, że na początku lutego br. opublikowano informacje o zmianach w nadchodzących przepisach. Po pierwsze, wcześniej mogliśmy zerknąć się z komunikatem, że wejdą one w życie już 1 stycznia 2024 roku. Przesunięto ten termin o pół roku – dlatego piszemy o 1 lipca. Przedsiębiorcy zyskają więc więcej czasu na przygotowanie. Po drugie, bardzo prawdopodobne jest to, że faktury B2C zostaną wykluczone z systemu KSeF. Możliwe również, że nie będzie minimalnego progu kary za brak wystawienia faktury w KSeF, jednak precyzyjny mechanizm nie został jeszcze wypracowany.