Dlaczego trzeba dbać o prawidłowe stany magazynowe w sklepie internetowym?

Aby sklep internetowy mógł działać jak dobrze naoliwiona maszyna, należy zadbać o każdy element niezbędny do jego prawidłowego funkcjonowania. Jednym z nich jest oczywiście magazynowanie produktów, które wymaga odpowiednio zintegrowanego systemu logistycznego. Jeżeli nie zatroszczysz się o tę kwestię, Twój biznes może nie rozwijać się tak, jak byś tego chciał. Specjalnie dla Ciebie przygotowaliśmy krótki poradnik, na co warto zwracać szczególną uwagę i jak radzić sobie z różnymi zagrożeniami. Sprawdź koniecznie!

Proces realizacji zamówienia – czym jest 7W?

Oczywistym jest, że cała procedura realizacji zamówienia odgrywa kluczową rolę w sklepie internetowym. Jej przebieg decyduje o zadowoleniu klienta i efektywnym funkcjonowaniu całej operacji sprzedaży. Zapewnienie płynnego, klarowanego i skutecznego procesu może znacząco wpłynąć na poziom satysfakcji konsumenta oraz reputację e-sklepu. Powinien on być zgodny z koncepcją 7W, która jest bardzo popularna w logistyce. Składają się na nią następujące elementy:

• Właściwy produkt – klientowi należy dostarczyć dokładnie taki towar, jaki zamówił. Musi się on zgadzać z opisem na stronie internetowej i z zawartością koszyka.
• Właściwa ilość – do klienta powinno dotrzeć tyle produktów, ile zamówił (nie więcej i nie mniej).
• Właściwa jakość – produkt należy przechowywać we właściwych warunkach, a następnie odpowiednio przygotować, aby dotarł nieuszkodzony.
• Właściwe miejsce – przesyłka powinna dotrzeć we wcześniej wskazane przez klienta miejsce (pod drzwi lub do punktu).
• Właściwy czas – czyli termin realizacji zamówienia. Ogromnie ważne jest to, by klient otrzymał przesyłkę we wcześniej zapowiadanym terminie i nie musiał czekać na nią dłużej.
• Właściwa cena – tę kwestię należy dobrze przemyśleć. Cena musi być konkurencyjna i atrakcyjna (albo przynajmniej akceptowalna), a w jej skład powinny wchodzić najważniejsze koszty.
• Właściwy klient – przesyłka musi dotrzeć do odpowiedniego odbiorcy.

Z jakimi zagrożeniami wiąże się niewłaściwe zarządzanie stanami magazynowymi?

Nieprawidłowe zarządzanie stanami magazynowymi może prowadzić do częstych braków w dostawach bądź niedostępności towarów dla zainteresowanych nimi klientów. To z kolei budzi niezadowolenie, a nierzadko powoduje utratę zaufania do sklepu internetowego. Warto pamiętać, że trudno jest odbudować nadszarpniętą reputację, lepiej więc unikać takich sytuacji. Brak produktów nierzadko oznacza również mniejsze dochody. Gdy stany magazynowe nie są aktualizowane w sposób rzetelny, pojawiają się kłopoty z obsługą zamówień. Klienci kupują niedostępne w rzeczywistości produkty, a to wiąże się z konfliktowymi sytuacjami i składaniem reklamacji. Brak panowania nad zasobami może też sprawić, że wzrosną koszty operacyjne, związane zarówno z nadmiernymi zapasami, jak i niedostateczną ilością towaru.

Zobacz też: #EcomersyBasic #99: Zatowarowanie sklepu internetowego. O tym musisz pamiętać

Nieprawidłowe stany magazynowe a problemy prawne

Jeżeli nie zadbamy o prawidłowe zarządzanie magazynem, napotkamy na swojej drodze nie tylko problemy operacyjne i finansowe, ale także prawne. Gdy klient składa zamówienie w sklepie internetowym, oczekuje, że produkt będzie dostępny i zostanie wysłany zgodnie z umową. Braki i opóźnienia stanowią naruszenie umowy handlowej. Jeżeli konsument otrzyma towar, który nie odpowiada jego oczekiwaniom bądź jest uszkodzony, ma prawo do złożenia reklamację. Jeśli firma nie będzie w stanie wymienić uszkodzonego produktu na nowy, również naruszy umowę. Nieprawidłowe stany magazynowe mogą też naruszać przepisy dotyczące praktyk handlowych oraz ochrony konsumentów.

Podsumowanie – jak uniknąć zagrożeń?

Właściciele sklepów internetowych powinni skupić się na rzetelnym zarządzaniu stanami magazynowymi, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych i innych kłopotów. Wdrażanie skutecznych systemów monitorowania zapasów oraz ścisła współpraca między działem sprzedaży a magazynem mogą pomóc w minimalizacji ryzyka oraz zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Z pomocą przychodzi automatyzacja i ERP (planowanie zasobów przedsiębiorstwa).